Recuerdo hace unos 15 años cuando mi jefe aún gestionaba casi todo en papel. Aunque éramos una empresa de informática, la impresora era una herramienta indispensable en nuestro flujo de trabajo diario. Cuando teníamos que visitar a los clientes, llevábamos todo con nosotros, desde la documentación y los correos electrónicos hasta las facturas que había que presentar.
Esto fue justo en la época de la transición. Todo se grababa ya digitalmente, pero la generación anterior aún no podía desprenderse del papel.
Como empleado joven y partidario de la innovación y la eficiencia, no acababa de encajar en el panorama. Recuerdo que fui yo quien configuró nuestro primer servidor basado en la nube para que la ingente cantidad de datos con los que trabajábamos no quedara confinada a la red local. Visitábamos empresas, instalábamos y manteníamos sistemas, y esta transición resultó ser increíblemente útil. Por aquel entonces, Google Drive aún no estaba muy extendido, aunque muchos ya se estaban familiarizando con Dropbox.
Hablando de eso, me llamo Gergő Vasas, creador de ClickMe Smart Card. Tras dejar la empresa mencionada, pasé casi dos años viajando por todo el mundo mientras trabajaba en línea. Esto fue antes de la era COVID, una época en la que aún no era evidente que todo podía hacerse online. La cultura del trabajo a distancia y prácticas similares no estaba tan establecida como hoy.
Durante este tiempo, me encontré con numerosas soluciones en línea que mejoraban significativamente la eficacia del flujo de trabajo.
Entiendo que, aunque Internet forma parte activa de nuestras vidas desde hace más de 20 años, ciertas transiciones tecnológicas -especialmente para las empresas más antiguas- siguen siendo un reto.
Aunque muchas empresas ya utilizan servidores en línea, sistemas CRM y herramientas de recopilación y análisis de datos, la interacción personal con los clientes sigue estando rezagada en términos de modernización.
Un gran número de contratos en todo el mundo siguen gestionándose en papel, a pesar de que ahora existen muchas alternativas digitales legalmente certificadas que pueden sustituirlos.
Resulta chocante pensar en la cantidad de residuos que producimos sólo para entregar ofertas comerciales a clientes potenciales de forma impresa. Las soluciones digitales en este ámbito ya están profundamente arraigadas en nuestras vidas. Sin embargo, el enfoque más eficaz sigue siendo dirigirnos a nuestro público específico con contenidos educativos en línea y boletines informativos. También es el método más discreto, ya que los usuarios tienen derecho a decidir si quieren recibir contenidos de marketing o no.
Son casi tan útiles como los materiales promocionales impresos. La gente los coge y luego los tira. En el mejor de los casos, acumulan polvo entre otros restos de papel en una oficina durante aproximadamente un año.
Las empresas modernas equipan ahora a sus empleados con Tarjetas de visita digitales basadas en NFC. La mayor ventaja es que, al tocar el teléfono de un cliente, todos los datos de contacto relevantes se guardan inmediatamente en su agenda. Además de números de teléfono y direcciones de correo electrónico, las tarjetas de visita digitales actuales pueden mostrar material promocional en forma de PDF o vídeos.
Mucha gente desconoce que las tarjetas de visita digitales también pueden funcionar mediante códigos QR, lo que facilita su colocación en cualquier superficie o incluso en una firma de correo electrónico.
Hoy en día, lo medimos todo. Analizamos nuestros procesos y recogemos las opiniones de nuestros clientes y huéspedes. Sin embargo, en muchos casos, esto sigue ocurriendo sobre el papel. Un camarero pregunta: "¿Qué tal la comida?". Se pasa una encuesta en papel al final de una presentación o, en el mejor de los casos, se envía un correo electrónico más tarde, pero los índices de respuesta suelen ser decepcionantemente bajos.
¿No sería mucho más elegante tener un elegante placa de madera con un código QR¿pedir simplemente al invitado que lo escanee y deje su opinión al instante? Ya sea dirigiéndoles a la plataforma de opiniones de Google o a un formulario de opinión interno, ambas son soluciones estupendas.
La eliminación del papel Business y la reducción de residuos ya no es sólo un movimiento de relaciones públicas para la conciencia medioambiental; es una expectativa dentro de las operaciones empresariales progresistas.
La transición completa a una empresa sin papel no se hará de la noche a la mañana. Como en todo, todo empieza con el primer pequeño paso. Por eso es crucial dar ese paso hoy y avanzar gradualmente hacia el objetivo final.
