Emlékszem úgy 15 éve lehetett, a főnököm még szinte mindent papír alapon kezelt. Noha informatikai cég voltunk, a nyomtató nélkülözhetetlen segédeszköze volt napi munkamenetünknek. Ha ügyfelekhez kellett menni, a dokumentációktól kezdve az emailezéseken át a leadandó számláig mindent vittünk magunkkal.
Ez valahol úgy épp az átállás idején lehetett. Mikor már minden rögzítve volt digitálisan, de az idősebb generáció még nem tudta elengedni a papírhasználatot.
Én, mint fiatal munkaerő, az innováció és hatékonyságnövelés híve, nem igazán illettem a képbe. Emlékszem én építettem ki az első Cloud alapú szerverünket, hogy az a nagy adatmennyiség, amivel dolgozunk, ne csak a helyi hálózaton legyen elérhető. Cégekhez jártunk ki, rendszerek telepítettünk és karbantartottunk, hasznosnak bizonyult az átállás. Akkoriban a Google Drive nem volt még elterjedve, noha a Dropboxal már sokan ismerkedtek.
Ha már itt tartunk, Vasas Gergő vagyok, a ClickMe Smart Card megalkotója. Miután eljöttem az említett cégtől, majd 2 éven át világkörüli úton voltam és mellette online dolgoztam. Ez még a koronavírus előtti időszak, amikor nem volt ilyen egyértelmű, hogy minden online is működhet. Nem volt ekkora kultúrája a home office és hasonlóknak.
Ez idő alatt számos olyan online megoldással ismerkedtem, amik hatékonyabbá teszik munkameneteinket.
Tisztában vagyok vele, noha az internet már egy jó 20 éve aktív része az életünknek, bizonyos technológiai átállások, főleg a régebbi vállalatoknak nehezen mennek.
Ugyan sokan használnak már online szervereket, CRM rendszereket, adatgyűjtő és elemző megoldásokat, de az ügyfelekkel való személyes kapcsolattartás terén még mindig nagy a lemaradás.
Megannyi szerződést kezelnek manapság még papír alapon a világban, pedig már számos jogilag hitelesített digitális megoldás létezik ennek kiváltására.
Belegondolni is durva, mennyi hulladékot termelünk azért, hogy papír alapon juttassuk el potenciális vásárlóink számára üzleti ajánlatunk. E téren nem kell bemutatnom a digitális megoldásokat, hiszen szinte már mindenhol jelen vannak életünkben. Ugyanakkor a leghatékonyabb megoldás még mindig, ha a saját célcsoportunkat, ügyfélkörünket célozzuk edukatív online tartalommal, illetve hírlevelek formájában. Ez egyben a legdiszkrétebb is, hiszen a felhasználónak beleszólási joga van abba, hogy szeretne marketing jellegű tartalmakat kapni vagy sem.
Majdnem pont annyi haszna van, mint a nyomtatott reklámanyagoknak. Átveszik, aztán eldobják. Jobb esetben még egy évig más papírfecnik között porosodik az irodahelyiség egyik sarkában.
A mai fejlett vállalkozások már NFC alapú digitális névjegyekkellátják el munkavállalóikat. Ennek nagy előnye, hogy az ügyfél telefonjához érintve azonnal a névjegyzékébe menthetőek saját és céges adataink. Nem csak telefonszám és email cím, a mai modern digitális névjegykártyákon megjeleníthetőek promóciós anyagok pdf dokumentumok vagy videók formájában.
Sokan nem tudják, de a digitális névjegykártya QR kód alapon is működik, így tetszőlegesen elhelyezhetőek bármilyen felületen vagy akár email aláírásban.
Manapság mindent mérünk. Elemezzük folyamatainkat, visszajelzéseket gyűjtünk vásárlóinktól, vendégeinktől. Ez sok esetben még mindig papír alapon történik. A pincér megkérdezi “-Hogy ízlett az ebéd?”, az előadás végén körbeadnak egy papír alapú kérdőívet vagy jobb esetben utólag küldenek egy emailt, amire a válaszadási arány egy kicsivel több a semminél.
Pedig mennyivel elegánsabb lenne egy igényes fa dísztábla, rajta QR kóddalés csak megkérni a vendéget, hogy a QR kódot beolvasva segítse munkánkat egy azonnali értékeléssel. Legyen szó a Google értékelő felületéről vagy intern véleményfelméréshez vezető online űrlapról mind-mind jó választás.
Manapság az pazarlás visszaszorítása, nem csak környezetvédelmi PR fogás, sokkal inkább már elvárt célként van jelen a haladó vállalatok működési irányzataiban.
Az, hogy teljesen papírmentesen működő vállalkozássá alakítsuk át folyamatainkat, természetesen nem fog egyik pillanatról a másikra működni. Itt is igaz az az elv, hogy minden az első kis lépéssel kezdődik. Ezért kifejezetten fontos, hogy ezt a lépést még ma megtegyük, és fokozatosan haladjunk a kitűzött cél irányába.
