Ich erinnere mich, dass mein Chef vor 15 Jahren noch fast alles auf Papier verwaltete. Obwohl wir ein IT-Unternehmen waren, war der Drucker ein unverzichtbares Werkzeug in unserem täglichen Arbeitsablauf. Wenn wir Kunden besuchen mussten, nahmen wir alles mit - von Unterlagen über E-Mails bis hin zu Rechnungen, die eingereicht werden mussten.
Das war genau in der Zeit des Übergangs. Alles wurde bereits digital aufgezeichnet, aber die ältere Generation konnte immer noch nicht vom Papier loslassen.
Als junger Mitarbeiter und Verfechter von Innovation und Effizienz passte ich nicht so recht ins Bild. Ich weiß noch, dass ich derjenige war, der unseren ersten Cloud-basierten Server eingerichtet hat, damit die riesigen Datenmengen, mit denen wir arbeiteten, nicht auf das lokale Netzwerk beschränkt waren. Wir besuchten Unternehmen, installierten und warteten Systeme, und diese Umstellung erwies sich als unglaublich nützlich. Damals war Google Drive noch nicht weit verbreitet, obwohl sich viele bereits mit Dropbox vertraut gemacht hatten.
Apropos, mein Name ist Gergő Vasas, der Erfinder von ClickMe Smart Card. Nachdem ich das oben genannte Unternehmen verlassen hatte, bin ich fast zwei Jahre lang um die Welt gereist und habe dabei online gearbeitet. Das war vor der COVID-Ära, einer Zeit, in der noch nicht klar war, dass man alles online erledigen kann. Die Kultur der Fernarbeit und ähnlicher Praktiken war noch nicht so etabliert wie heute.
In dieser Zeit bin ich auf zahlreiche Online-Lösungen gestoßen, die die Effizienz der Arbeitsabläufe erheblich verbessert haben.
Ich weiß, dass, obwohl das Internet seit über 20 Jahren ein aktiver Teil unseres Lebens ist, bestimmte technologische Umstellungen - vor allem für ältere Unternehmen - immer noch eine Herausforderung darstellen.
Während viele Unternehmen bereits Online-Server, CRM-Systeme und Tools zur Datenerfassung und -analyse nutzen, hinkt die persönliche Interaktion mit den Kunden in Sachen Modernisierung noch hinterher.
Eine große Anzahl von Verträgen weltweit wird immer noch auf Papier verwaltet, obwohl es inzwischen viele rechtlich zertifizierte digitale Alternativen gibt, die sie ersetzen können.
Es ist schockierend, wie viel Abfall wir produzieren, nur um potenziellen Kunden Geschäftsangebote in gedruckter Form zukommen zu lassen. Digitale Lösungen in diesem Bereich sind bereits fest in unser Leben integriert. Der effektivste Ansatz ist jedoch nach wie vor die gezielte Ansprache unserer Zielgruppe mit Online-Inhalten und Newslettern. Dies ist auch die diskreteste Methode, denn die Nutzer/innen haben das Recht zu entscheiden, ob sie Marketinginhalte erhalten wollen oder nicht.
Sie sind fast so nützlich wie gedrucktes Werbematerial. Die Leute nehmen sie mit und werfen sie dann weg. Im besten Fall verstauben sie etwa ein Jahr lang zwischen anderen Papierresten in einem Büro.
Moderne Unternehmen statten ihre Mitarbeiter heute mit NFC-basierte digitale Visitenkarten. Der große Vorteil ist, dass alle relevanten Kontaktdaten sofort im Adressbuch des Kunden gespeichert werden, wenn er sie auf sein Telefon tippt. Neben Telefonnummern und E-Mail-Adressen können die digitalen Visitenkarten von heute auch Werbematerialien in Form von PDFs oder Videos enthalten.
Viele Menschen wissen nicht, dass digitale Visitenkarten auch über QR-Codes funktionieren, so dass sie leicht auf jeder Oberfläche oder sogar in einer E-Mail-Signatur platziert werden können.
Heutzutage messen wir alles. Wir analysieren unsere Prozesse und sammeln Feedback von unseren Kunden und Gästen. Doch in vielen Fällen geschieht das immer noch auf dem Papier. Ein Kellner fragt: "Wie war Ihr Essen?" Eine papierbasierte Umfrage wird am Ende einer Präsentation herumgereicht oder im besten Fall wird später eine E-Mail verschickt - aber die Antwortquoten sind oft enttäuschend niedrig.
Wäre es nicht viel eleganter, eine stilvolle Holzplakette mit QR-CodeDu bittest den Gast einfach, den Zettel zu scannen und sofort ein Feedback zu hinterlassen? Ob du sie auf die Bewertungsplattform von Google oder auf ein internes Feedback-Formular weiterleitest, beides ist eine gute Lösung.
Das papierlose Business und die Verringerung des Abfalls sind nicht mehr nur ein PR-Schachzug für das Umweltbewusstsein, sondern eine Erwartung an fortschrittliche Geschäftsabläufe.
Die vollständige Umstellung auf ein papierloses Unternehmen wird nicht über Nacht geschehen. Wie bei allem anderen auch, beginnt alles mit einem ersten kleinen Schritt. Deshalb ist es wichtig, diesen Schritt heute zu machen und sich schrittweise auf das endgültige Ziel zuzubewegen.
