Je me souviens qu'il y a une quinzaine d'années, mon patron gérait encore presque tout sur papier. Même si nous étions une entreprise informatique, l'imprimante était un outil indispensable à notre travail quotidien. Lorsque nous devions rendre visite à des clients, nous emportions tout avec nous - de la documentation aux courriels en passant par les factures à soumettre.
C'était à l'époque de la transition. Tout était déjà enregistré numériquement, mais l'ancienne génération n'arrivait toujours pas à se défaire du papier.
En tant que jeune employé et partisan de l'innovation et de l'efficacité, je n'étais pas tout à fait à ma place. Je me souviens avoir été celui qui a mis en place notre premier serveur basé sur le cloud, afin que la grande quantité de données avec lesquelles nous travaillions ne soit pas confinée au réseau local. Nous visitions des entreprises, installions et entretenions des systèmes, et cette transition s'est avérée incroyablement utile. À l'époque, Google Drive n'était pas encore très répandu, même si beaucoup se familiarisaient déjà avec Dropbox.
En parlant de ça, je m'appelle Gergő Vasas, créateur de ClickMe Smart Card. Après avoir quitté l'entreprise susmentionnée, j'ai passé près de deux ans à voyager à travers le monde tout en travaillant en ligne. C'était avant l'ère COVID, une époque où il n'était pas encore évident que tout pouvait se faire en ligne. La culture du travail à distance et des pratiques similaires n'était pas aussi établie qu'aujourd'hui.
Pendant cette période, j'ai découvert de nombreuses solutions en ligne qui amélioraient considérablement l'efficacité du flux de travail.
Je comprends que même si l'Internet fait partie intégrante de nos vies depuis plus de 20 ans, certaines transitions technologiques - en particulier pour les entreprises plus anciennes - sont encore difficiles.
Alors que de nombreuses entreprises utilisent déjà des serveurs en ligne, des systèmes de gestion de la relation client et des outils de collecte et d'analyse des données, l'interaction personnelle avec les clients est encore à la traîne en termes de modernisation.
Un grand nombre de contrats dans le monde sont encore gérés sur papier, même s'il existe aujourd'hui de nombreuses alternatives numériques légalement certifiées qui peuvent les remplacer.
Il est choquant de penser à la quantité de déchets que nous produisons rien que pour transmettre des offres commerciales à des clients potentiels sous forme imprimée. Les solutions numériques dans ce domaine sont déjà profondément ancrées dans nos vies. Cependant, l'approche la plus efficace reste de cibler notre public spécifique avec du contenu éducatif en ligne et des bulletins d'information. C'est aussi la méthode la plus discrète, car les utilisateurs ont le droit de décider s'ils veulent recevoir du contenu marketing ou non.
Ils sont presque aussi utiles que le matériel promotionnel imprimé. Les gens les prennent et les jettent ensuite. Dans le meilleur des cas, ils prennent la poussière parmi d'autres déchets de papier dans un bureau pendant environ un an.
Les entreprises modernes équipent désormais leurs employés de Cartes de visite numériques basées sur la NFC. L'avantage majeur est que lorsqu'elles sont tapotées contre le téléphone d'un client, toutes les coordonnées pertinentes sont immédiatement enregistrées dans son carnet d'adresses. Au-delà des simples numéros de téléphone et adresses électroniques, les cartes de visite numériques d'aujourd'hui peuvent afficher du matériel promotionnel sous forme de PDF ou de vidéos.
Beaucoup de gens ignorent que les cartes de visite numériques peuvent également fonctionner via des codes QR, ce qui permet de les placer facilement sur n'importe quelle surface ou même dans une signature de courriel.
De nos jours, nous mesurons tout. Nous analysons nos processus et recueillons les commentaires de nos clients et de nos invités. Pourtant, dans de nombreux cas, cela se passe encore sur le papier. Un serveur demande : "Comment s'est passé ton repas ?" Un sondage sur papier est distribué à la fin d'une présentation ou, dans le meilleur des cas, un courriel est envoyé plus tard - mais les taux de réponse sont souvent décevants.
Ne serait-il pas beaucoup plus élégant d'avoir un style... plaque en bois avec un code QRLes clients peuvent-ils se servir du formulaire d'évaluation, en demandant simplement au client de le scanner et de laisser un commentaire instantané ? Qu'il s'agisse de les diriger vers la plateforme d'évaluation de Google ou vers un formulaire de commentaires interne, les deux sont d'excellentes solutions.
L'absence de papier Business et la réduction des déchets n'est plus seulement un geste de relations publiques en faveur de la conscience environnementale ; c'est une attente dans le cadre des opérations commerciales progressives.
Passer complètement à une entreprise sans papier ne se fera pas du jour au lendemain. Comme pour tout, tout commence par un premier petit pas. C'est pourquoi il est crucial de faire ce pas aujourd'hui et d'avancer progressivement vers l'objectif final.
