Ik herinner me ongeveer 15 jaar geleden, toen mijn baas nog bijna alles op papier beheerde. Ook al waren we een IT-bedrijf, de printer was een onmisbaar hulpmiddel in onze dagelijkse workflow. Als we klanten moesten bezoeken, hadden we alles bij ons - van documentatie en e-mails tot facturen die moesten worden ingediend.
Dit was rond de tijd van de overgang. Alles werd al digitaal vastgelegd, maar de oudere generatie kon het papier nog steeds niet loslaten.
Als jonge werknemer en voorstander van innovatie en efficiëntie paste ik niet helemaal in het plaatje. Ik weet nog dat ik degene was die onze eerste server in de cloud opzette, zodat de enorme hoeveelheid gegevens waarmee we werkten niet beperkt zou blijven tot het lokale netwerk. We bezochten bedrijven, installeerden en onderhielden systemen en deze overgang bleek ontzettend nuttig te zijn. In die tijd was Google Drive nog niet wijdverbreid, hoewel velen al bekend raakten met Dropbox.
Nu we het er toch over hebben, mijn naam is Gergő Vasas, bedenker van ClickMe Smart Card. Nadat ik het eerder genoemde bedrijf had verlaten, heb ik bijna twee jaar over de wereld gereisd terwijl ik online werkte. Dit was vóór het COVID-tijdperk, een tijd waarin het nog niet vanzelfsprekend was dat alles online kon. De cultuur van werken op afstand en soortgelijke praktijken was nog niet zo ingeburgerd als nu.
In die tijd kwam ik tal van online oplossingen tegen die de efficiëntie van de workflow aanzienlijk verbeterden.
Ik begrijp dat, ook al is het internet al meer dan 20 jaar een actief onderdeel van ons leven, bepaalde technologische overgangen - vooral voor oudere bedrijven - nog steeds een uitdaging zijn.
Hoewel veel bedrijven al gebruik maken van online servers, CRM-systemen en tools voor het verzamelen en analyseren van gegevens, blijft de persoonlijke interactie met klanten nog steeds achter als het gaat om modernisering.
Wereldwijd wordt een groot aantal contracten nog steeds op papier beheerd, ook al zijn er nu veel wettelijk gecertificeerde digitale alternatieven die ze kunnen vervangen.
Het is schokkend om te bedenken hoeveel afval we produceren alleen al om zakelijke aanbiedingen in printvorm aan potentiële klanten te leveren. Digitale oplossingen op dit gebied zijn al diep in ons leven verankerd. De meest effectieve aanpak blijft echter gericht op ons specifieke publiek met educatieve online content en nieuwsbrieven. Dit is ook de meest discrete methode, omdat gebruikers het recht hebben om te beslissen of ze marketingcontent willen ontvangen of niet.
Ze zijn bijna net zo nuttig als gedrukt promotiemateriaal. Mensen nemen ze mee en gooien ze vervolgens weg. In het beste geval liggen ze ongeveer een jaar te verstoffen tussen andere papierresten in een kantoor.
Moderne bedrijven rusten hun werknemers nu uit met Op NFC gebaseerde digitale visitekaartjes. Het grote voordeel is dat als je het tegen de telefoon van een klant tikt, alle relevante contactgegevens meteen in hun adresboek worden opgeslagen. Behalve telefoonnummers en e-mailadressen kunnen de digitale visitekaartjes van tegenwoordig ook promotiemateriaal in de vorm van PDF's of video's weergeven.
Veel mensen weten niet dat digitale visitekaartjes ook via QR-codes kunnen werken, waardoor ze gemakkelijk op elk oppervlak of zelfs in een e-mailhandtekening kunnen worden geplaatst.
Tegenwoordig meten we alles. We analyseren onze processen en verzamelen feedback van onze klanten en gasten. Toch gebeurt dit in veel gevallen nog steeds op papier. Een ober vraagt: "Hoe was uw maaltijd?" Een papieren enquête wordt rondgestuurd aan het einde van een presentatie, of in het beste geval wordt er later een e-mail gestuurd - maar de respons is vaak teleurstellend laag.
Zou het niet veel eleganter zijn om een stijlvolle houten plaquette met een QR-codegewoon vragen om het te scannen en direct feedback achter te laten? Of je ze nu doorverwijst naar het beoordelingsplatform van Google of naar een intern feedbackformulier, beide zijn geweldige oplossingen.
Papierloos Business en het verminderen van afval is niet langer alleen een PR-actie voor milieubewustzijn; het is een verwachting binnen vooruitstrevende bedrijfsvoering.
Volledig overstappen op een papierloze onderneming gaat niet van de ene op de andere dag. Zoals met alles, begint het met de eerste kleine stap. Daarom is het cruciaal om vandaag die stap te zetten en geleidelijk naar het uiteindelijke doel toe te werken.
