Pamiętam, jak jakieś 15 lat temu mój szef nadal zarządzał prawie wszystkim na papierze. Mimo że byliśmy firmą informatyczną, drukarka była niezbędnym narzędziem w naszej codziennej pracy. Za każdym razem, gdy musieliśmy odwiedzać klientów, nosiliśmy ze sobą wszystko - od dokumentacji i e-maili po faktury, które trzeba było przedłożyć.
Było to mniej więcej w czasie transformacji. Wszystko było już rejestrowane cyfrowo, ale starsze pokolenie wciąż nie mogło rozstać się z papierem.
Jako młody pracownik i zwolennik innowacji i wydajności, nie do końca pasowałem do tego obrazu. Pamiętam, że to ja skonfigurowałem nasz pierwszy serwer oparty na chmurze, aby ogromna ilość danych, z którymi pracowaliśmy, nie była ograniczona do sieci lokalnej. Odwiedzaliśmy firmy, instalowaliśmy i utrzymywaliśmy systemy, a to przejście okazało się niezwykle przydatne. W tamtych czasach Google Drive nie był jeszcze rozpowszechniony, choć wiele osób zapoznawało się już z Dropbox.
Skoro o tym mowa, nazywam się Gergő Vasas, jestem twórcą ClickMe Smart Card. Po odejściu z wyżej wymienionej firmy spędziłem prawie dwa lata podróżując po całym świecie i pracując online. Było to przed erą COVID, w czasach, gdy nie było jeszcze oczywiste, że wszystko można zrobić online. Kultura pracy zdalnej i podobnych praktyk nie była tak ugruntowana jak dziś.
W tym czasie natknąłem się na wiele rozwiązań online, które znacznie poprawiły wydajność pracy.
Rozumiem, że chociaż internet jest aktywną częścią naszego życia od ponad 20 lat, niektóre zmiany technologiczne - zwłaszcza dla starszych firm - wciąż stanowią wyzwanie.
Podczas gdy wiele firm korzysta już z serwerów online, systemów CRM oraz narzędzi do gromadzenia i analizy danych, osobiste interakcje z klientami wciąż pozostają w tyle pod względem modernizacji.
Ogromna liczba umów na całym świecie jest nadal zarządzana na papierze, mimo że istnieje obecnie wiele prawnie certyfikowanych cyfrowych alternatyw, które mogą je zastąpić.
To szokujące pomyśleć o tym, ile odpadów produkujemy tylko po to, aby dostarczyć oferty biznesowe potencjalnym klientom w formie drukowanej. Rozwiązania cyfrowe w tym obszarze są już głęboko zakorzenione w naszym życiu. Jednak najskuteczniejszym podejściem pozostaje kierowanie do naszych konkretnych odbiorców edukacyjnych treści online i biuletynów. Jest to również najbardziej dyskretna metoda, ponieważ użytkownicy mają prawo zdecydować, czy chcą otrzymywać treści marketingowe, czy nie.
Są prawie tak użyteczne jak drukowane materiały promocyjne. Ludzie biorą je, a następnie wyrzucają. W najlepszym przypadku zbierają kurz wśród innych papierowych odpadków w biurze przez około rok.
Nowoczesne firmy wyposażają obecnie swoich pracowników w Cyfrowe wizytówki oparte na technologii NFC. Główną zaletą jest to, że po dotknięciu telefonu klienta wszystkie istotne dane kontaktowe są natychmiast zapisywane w jego książce adresowej. Oprócz numerów telefonów i adresów e-mail, dzisiejsze cyfrowe wizytówki mogą wyświetlać materiały promocyjne w postaci plików PDF lub filmów.
Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że cyfrowe wizytówki mogą również działać za pośrednictwem kodów QR, dzięki czemu można je łatwo umieścić na dowolnej powierzchni, a nawet w podpisie e-mail.
W dzisiejszych czasach mierzymy wszystko. Analizujemy nasze procesy i zbieramy informacje zwrotne od naszych klientów i gości. Jednak w wielu przypadkach nadal odbywa się to na papierze. Kelner pyta: "Jak smakował Twój posiłek?". Ankieta w formie papierowej jest rozdawana pod koniec prezentacji lub, w najlepszym przypadku, wysyłana później pocztą elektroniczną - ale odsetek odpowiedzi jest często rozczarowująco niski.
Czy nie byłoby o wiele bardziej elegancko mieć stylowy drewniana tabliczka z kodem QRczy po prostu poprosić gościa o zeskanowanie go i pozostawienie natychmiastowej opinii? Niezależnie od tego, czy kierujesz ich na platformę recenzji Google, czy na wewnętrzny formularz opinii, oba są świetnymi rozwiązaniami.
Brak papieru Business i zmniejszenie ilości odpadów nie jest już tylko działaniem PR na rzecz świadomości ekologicznej; jest to oczekiwanie w ramach postępowych operacji biznesowych.
Całkowite przejście na biznes bez papieru nie nastąpi z dnia na dzień. Jak we wszystkim, wszystko zaczyna się od pierwszego małego kroku. Dlatego tak ważne jest, aby zrobić ten krok już dziś i stopniowo dążyć do ostatecznego celu.
