Îmi amintesc de acum 15 ani, când șeful meu încă gestiona aproape totul pe hârtie. Chiar dacă eram o companie IT, imprimanta era un instrument indispensabil în fluxul nostru zilnic de lucru. De fiecare dată când trebuia să vizităm clienții, căram totul cu noi - de la documentație și e-mailuri la facturi care trebuiau trimise.
Acest lucru s-a întâmplat în perioada de tranziție. Totul era deja înregistrat digital, dar generația mai în vârstă încă nu putea renunța la hârtie.
Ca tânăr angajat și susținător al inovației și al eficienței, nu prea mă potriveam în această imagine. Îmi amintesc că am fost cel care a configurat primul nostru server bazat pe cloud, astfel încât marea cantitate de date cu care lucram să nu fie limitată la rețeaua locală. Am vizitat companii, am instalat și am întreținut sisteme, iar această tranziție s-a dovedit a fi incredibil de utilă. Pe atunci, Google Drive nu era încă foarte răspândit, deși mulți se familiarizaseră deja cu Dropbox.
Vorbind despre asta, numele meu este Gergő Vasas, creatorul ClickMe Smart Card. După ce am părăsit compania menționată mai sus, am petrecut aproape doi ani călătorind în jurul lumii în timp ce lucram online. Acest lucru s-a întâmplat înainte de era COVID, o perioadă în care nu era încă evident că totul se poate face online. Cultura muncii la distanță și a practicilor similare nu era la fel de consacrată ca în prezent.
În acest timp, am descoperit numeroase soluții online care îmbunătățesc semnificativ eficiența fluxului de lucru.
Înțeleg că, deși internetul este o parte activă a vieții noastre de peste 20 de ani, anumite tranziții tehnologice - în special pentru întreprinderile mai vechi - sunt încă o provocare.
În timp ce multe companii utilizează deja servere online, sisteme CRM și instrumente de colectare și analiză a datelor, interacțiunea personală cu clienții rămâne încă în urmă în ceea ce privește modernizarea.
Un număr mare de contracte din întreaga lume sunt încă gestionate pe hârtie, chiar dacă în prezent există multe alternative digitale certificate din punct de vedere juridic care le pot înlocui.
Este șocant să ne gândim la cantitatea de deșeuri pe care o producem doar pentru a transmite clienților potențiali oferte de afaceri în format tipărit. Soluțiile digitale în acest domeniu sunt deja adânc integrate în viața noastră. Cu toate acestea, cea mai eficientă abordare rămâne direcționarea către publicul nostru specific cu conținut educațional online și buletine informative. Aceasta este, de asemenea, cea mai discretă metodă, deoarece utilizatorii au dreptul de a decide dacă doresc sau nu să primească conținut de marketing.
Ele sunt aproape la fel de utile ca materialele promoționale tipărite. Oamenii le iau și apoi le aruncă. În cel mai optimist scenariu, ele adună praf printre alte resturi de hârtie într-un birou timp de aproximativ un an.
Întreprinderile moderne își echipează acum angajații cu Cărți de vizită digitale bazate pe NFC. Avantajul major este că, atunci când sunt apăsate pe telefonul unui client, toate detaliile de contact relevante sunt salvate imediat în agenda acestuia. Dincolo de numerele de telefon și adresele de e-mail, cărțile de vizită digitale de astăzi pot afișa materiale promoționale sub formă de PDF-uri sau videoclipuri.
Mulți oameni nu sunt conștienți de faptul că cărțile de vizită digitale pot funcționa și prin intermediul codurilor QR, ceea ce le face ușor de plasat pe orice suprafață sau chiar în semnătura unui e-mail.
În zilele noastre, măsurăm totul. Ne analizăm procesele și colectăm feedback de la clienții și oaspeții noștri. Cu toate acestea, în multe cazuri, acest lucru încă se întâmplă pe hârtie. Un chelner întreabă: "Cum a fost masa dumneavoastră?" Un sondaj pe suport de hârtie este distribuit la sfârșitul unei prezentări sau, în cel mai bun caz, un e-mail este trimis ulterior - însă ratele de răspuns sunt adesea dezamăgitor de scăzute.
Nu ar fi mult mai elegant să aveți un stil placă din lemn cu un cod QR, solicitând pur și simplu oaspetelui să o scaneze și să lase un feedback instantaneu? Fie că îi direcționați către platforma de recenzii Google sau către un formular intern de feedback, ambele sunt soluții excelente.
Business fără hârtie și reducerea deșeurilor nu mai este doar o mișcare de PR pentru conștiința de mediu; este o așteptare în cadrul operațiunilor de afaceri progresive.
Trecerea completă la o afacere fără hârtie nu se va întâmpla peste noapte. Ca întotdeauna, totul începe cu primul pas mic. De aceea, este esențial să faceți acel pas astăzi și să vă îndreptați treptat spre obiectivul final.
