Ricordo che circa 15 anni fa il mio capo gestiva ancora quasi tutto su carta. Anche se eravamo un'azienda informatica, la stampante era uno strumento indispensabile nel nostro flusso di lavoro quotidiano. Ogni volta che dovevamo visitare i clienti, portavamo con noi tutto, dalla documentazione alle e-mail, fino alle fatture da presentare.
Era proprio il periodo della transizione. Tutto era già stato registrato in digitale, ma la vecchia generazione non riusciva ancora ad abbandonare la carta.
In quanto giovane dipendente e sostenitore dell'innovazione e dell'efficienza, non mi trovavo bene in questa situazione. Ricordo di essere stato io a configurare il nostro primo server basato sul cloud, in modo che la grande quantità di dati con cui lavoravamo non rimanesse confinata nella rete locale. Abbiamo visitato aziende, installato e mantenuto sistemi e questa transizione si è rivelata incredibilmente utile. All'epoca, Google Drive non era ancora molto diffuso, anche se molti stavano già prendendo confidenza con Dropbox.
A questo proposito, mi chiamo Gergő Vasas, creatore di ClickMe Smart Card. Dopo aver lasciato la suddetta azienda, ho trascorso quasi due anni in giro per il mondo lavorando online. Questo accadeva prima dell'era COVID, un'epoca in cui non era ancora ovvio che tutto potesse essere fatto online. La cultura del lavoro a distanza e di pratiche simili non era così consolidata come lo è oggi.
In questo periodo mi sono imbattuto in numerose soluzioni online che hanno migliorato in modo significativo l'efficienza del flusso di lavoro.
Mi rendo conto che, anche se internet è parte integrante della nostra vita da oltre 20 anni, alcune transizioni tecnologiche, soprattutto per le aziende più vecchie, sono ancora impegnative.
Mentre molte aziende utilizzano già server online, sistemi CRM e strumenti di raccolta e analisi dei dati, l'interazione personale con i clienti è ancora in ritardo in termini di modernizzazione.
Un gran numero di contratti in tutto il mondo è ancora gestito su carta, anche se oggi esistono molte alternative digitali legalmente certificate che possono sostituirli.
È scioccante pensare a quanti rifiuti produciamo solo per consegnare offerte commerciali a potenziali clienti in formato cartaceo. Le soluzioni digitali in questo settore sono già profondamente radicate nelle nostre vite. Tuttavia, l'approccio più efficace rimane quello di rivolgersi al nostro pubblico specifico con contenuti educativi online e newsletter. Questo è anche il metodo più discreto, in quanto gli utenti hanno il diritto di decidere se ricevere o meno contenuti di marketing.
Sono utili quasi quanto il materiale promozionale stampato. Le persone li prendono e poi li buttano via. Nel migliore dei casi, raccolgono polvere tra gli altri scarti di carta in un ufficio per circa un anno.
Le aziende moderne oggi equipaggiano i loro dipendenti con Biglietti da visita digitali basati su NFC. Il vantaggio principale è che quando si tocca il telefono di un cliente, tutti i dati di contatto rilevanti vengono immediatamente salvati nella sua rubrica. Oltre ai numeri di telefono e agli indirizzi e-mail, i biglietti da visita digitali di oggi possono mostrare materiali promozionali sotto forma di PDF o video.
Molte persone non sanno che i biglietti da visita digitali possono funzionare anche tramite codici QR, rendendoli facili da posizionare su qualsiasi superficie o persino nella firma di un'e-mail.
Al giorno d'oggi misuriamo tutto. Analizziamo i nostri processi e raccogliamo feedback dai nostri clienti e ospiti. Eppure, in molti casi, tutto questo avviene ancora sulla carta. Un cameriere chiede: "Com'è andato il pasto?". Un sondaggio cartaceo viene distribuito alla fine di una presentazione o, nel migliore dei casi, viene inviata un'e-mail in seguito, ma i tassi di risposta sono spesso deludentemente bassi.
Non sarebbe molto più elegante avere un elegante targa in legno con codice QRo semplicemente chiedere all'ospite di scannerizzarlo e lasciare un feedback immediato? Sia che li si indirizzi alla piattaforma di recensioni di Google che a un modulo di feedback interno, entrambe le soluzioni sono ottime.
L'assenza di carta e la riduzione degli sprechi non sono più solo una mossa di pubbliche relazioni per la consapevolezza ambientale, ma un'aspettativa nell'ambito delle operazioni aziendali avanzate.
Il passaggio completo a un'azienda senza carta non avverrà da un giorno all'altro. Come in tutte le cose, tutto inizia con il primo piccolo passo. Ecco perché è fondamentale fare quel passo oggi e procedere gradualmente verso l'obiettivo finale.
